Totaalconcept event organiseren van A tot Z


Totaalconcept events

Van concept tot afbouw: hoe een totaalconcept event eruitziet bij YP-Events

Een totaalconcept event is een evenementsaanpak waarbij één partij verantwoordelijk is voor alle stappen van concept en design tot uitvoering, vergunningen, communicatie en evaluatie, zodat de opdrachtgever één aanspreekpunt heeft en geen losse leveranciers hoeft te coördineren.

Bespreek jouw evenement 0182 – 752 187

Iedereen verkoopt een totaalconcept. Maar wat zit er dan in, en wat niet? Voor opdrachtgevers die voor het eerst met een eventbureau werken is dit niet duidelijk, en voor wie er wel ervaring mee heeft is de praktijk vaak teleurstellend: een mooie offerte met een gat in de uitvoering. Wij doen totaalconcept events sinds 2006 voor merken zoals Campina en Qmusic en winkelcentra zoals Alexandrium en Gouweplein. Hier het volledige plaatje.

Ontdek wat mogelijk is

Stap 1 en 2: concept en design

Begint met een briefing van jou: doel, doelgroep, locatie, datum, budget. Op basis daarvan ontwikkelt ons creatief team binnen een week drie conceptrichtingen. Niet één moodboard met platgetreden ideeën, maar drie verschillende invalshoeken waarin je kunt kiezen wat past.

Onze eigen vormgever maakt na conceptkeuze de huisstijl: aankleding, drukwerk, online communicatie. Op maat voor jouw merk of centrumstijl, niet uit een standaardpakket gevist.

Stap 3 en 4: vergunningen, materieel en communicatie

Vergunningen vragen wij aan in afstemming met je gemeente. Materieel komt uit ons eigen magazijn in Boskoop, of waar nodig in afstemming met vaste partners. Communicatie naar bezoekers regelen we eveneens: drukwerk, social media, eventueel een microsite of QR-code-actie.

Voor merkactivaties met meerdere locaties (zoals de Champy on Tour voor MGA Entertainment: vijf winkelcentra, 15.000 bezoekers in twee weekenden) is dit het zwaarste deel: vergunningen per locatie, transport tussen stops, communicatie afstemmen met centrummanagers.

Totaalconcept events van YP-Events in beeld

Van het eerste creatieve concept tot de volledige uitvoering en afbouw: evenementen op maat voor merken, bedrijven en winkelcentra.

Bedrijfsjubileum vieren met attracties en entertainment via YP-Events Jubileumfeest voor medewerkers klanten en gezinnen Familiedag als onderdeel van een bedrijfsjubileum

Stap 5 en 6: uitvoering en afbouw

Op de uitvoeringsdag is er een projectleider van ons ter plekke. Bemensing van attracties is onze bemensing, getraind voor wat ze doen. Logistiek wordt aangestuurd vanuit ons team. Jij hoeft op de dag niets meer te regelen, alleen aanwezig te zijn voor wat je zelf inhoudelijk wilt doen.

Afbouw begint direct na het event. De volgende werkdag staat alles weer op zijn plek. Geen achterblijvende troep, geen puinruimer-fase voor de opdrachtgever.

Stap 7: evaluatie

Na het event leveren we een rapportage met cijfers en beelden. Voor merkactivaties: deelnemers, content, social shares, eventueel verkoopkoppeling. Voor winkelcentra: footfall, deelnemers, huurders-betrokkenheid. Voor familiedagen en bedrijfsevents: kwalitatieve impressie, foto's, eventuele leerpunten voor volgende editie.

Met die rapportage kun je intern verantwoorden waar de investering naartoe is gegaan en wat het rendement was. Niet als afterthought, als ingebouwd onderdeel van het pakket.

Veelgestelde vragen

Meer weten? Bel 0182 – 752 187 of mail info@ypevents.nl.

Doorgaans alleen: aanwezig zijn op de dag, eventuele eigen sprekers of presentaties, en de inhoud van het concept (jouw boodschap, jouw merk). Praktische uitvoering en logistiek nemen wij over.

Ja. Als je al een DJ, fotograaf of cateraar hebt, integreren we die in het programma. Wij blijven het centrale aanspreekpunt voor het geheel.

Voor een eenvoudig event: zes weken minimaal. Voor een complex totaalconcept met meerdere locaties: vier tot zes maanden. Hoe vroeger je begint, hoe meer keuze in attracties en data.

Mits realistisch passen we aan. We werken met vaste tussenmijlpalen waar wijzigingen nog mogelijk zijn. Hoe later in het traject, hoe duurder een wijziging wordt qua kosten en planning.

Ja. Per fase een korte update met wat er staat, wat er nog komt en eventuele aandachtspunten. Geen radio stilte tot de uitvoeringsdag.

Veel klanten plannen na een geslaagd event direct het volgende. Bij YP-Events is dat doorgaans een persoonlijk doorlopend contact via Ricardo, geen formeel jaarcontract nodig.

Aan de slag met jouw totaalconcept event?

Wil je weten hoe een totaalconcept event er voor jouw situatie uitziet? Bel Ricardo of stuur een mail. Eerste gesprek is vrijblijvend, het levert je een concept-richting plus indicatie zonder verplichtingen.

Bespreek jouw evenement Bel direct

Contactformulier

Powered by Rentpro
© 2026 - Young Professionals Events